Reportase Pelatihan Minggu ke-7 Pengembangan Perpustakaan dengan Konsep Knowledge Management untuk Mendukung Penanganan Pandemi COVID-19

Reportase Kegiatan

19 Oktober 2020

Pertemuan minggu ketujuh pelatihan knowledge management kali ini membahas “Analisis SWOT untuk Penajaman Proposal Pengembangan Perpustakaan”. Materi tersebut disampaikan oleh Ni Luh Putu Eka Andayani, SKM, M.Kes dengan moderator dr. Lutfan Lazuardi, PhD. Pada pertemuan hari ini diharapkan peserta mampu menajamkan proposal dengan analisis SWOT supaya dapat menjadi rencana strategi bisnis agar tujuan utama sebagai learning resource center bisa terwujud.

Putu memaparkan review singkat materi sebelumnya di mana perpustakaan harus mampu berperan dalam mengelola pengetahuan dalam organisasi dan melakukan inovasi digital. Perpustakaan mampu mengelola pengetahuan dengan menghasilkan pengetahuan baru, sharing pengetahuan, membantu organisasi untuk menyeleksi dan mentransfer informasi penting. Saat ini pengetahuan mengenai COVID-19 sudah lebih banyak dibandingkan beberapa bulan lalu dan kita perlu menyaring informasi tersebut berdasarkan evidence based. Perpustakaan dapat berperan dalam proses ini untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan membantu para klinisi dalam penanganan pasien. Putu memaparkan lebih lanjut mengenai analisis SWOT. Analisis SWOT adalah instrumen siap pakai untuk memahami situasi lingkungan dengan memetakan S-W-O-T lembaga. Hasil analisis SWOT dapat digunakan sebagai basis pengambilan keputusan dalam perencanaan. Strength dan Weakness berasal dari analisis lingkungan internal lembaga yang akan membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Opportunity dan Threat berasal dari analisis lingkungan eksternal lembaga yang akan membantu mengidentifikasi peluang dan ancaman. Secara detail Strength (kekuatan) meliputi SDM, peralatan, pengetahuan, infrastruktur yang mampu membuat kita bertahan dan berkembang. Weakness (kelemahan) dapat dijabarkan mirip seperti Strength, namun hal – hal tersebut yang menghambat kita untuk berkembang. Bisa jadi jumlah SDM dijabarkan sebagai kekuatan namun skill yang kurang itu sebagai kelemahan. Dalam mengidentifikasi Opportunity (peluang) diperlukan kreativitas, misalnya kerjasama baru yang mungkin dilakukan dan sumber dana baru yang dapat diakses. Threat (ancaman) merupakan kondisi eksternal jauh maupun dekat, mikro atau makro yang dapat menghambat pertumbuhan organisasi. Diperlukan sensitivitas untuk mengidentifikasi hal ini.

Peserta diberi kesempatan untuk memaparkan hasil analisis SWOT yang telah dibuat. RS Bethesda memaparkan bahwa S: pelayanan pinjam buku ke pasien dan keluarga; W: kurang modal, dana, fasilitas, SDM; O: persyaratan akreditasi RS Pendidikan; T: belum menggunakan software. Putu memberikan saran bahwa pada bagian SDM perlu diperjelas lagi dari segi jumlah, skill, dan pengalaman. Prof. Laksono menambahkan bahwa Opportunity RS Bethesda adalah memiliki RS jejaring dan ada peluang untuk mengembangkan perpustakaan elektronik. Perlu adanya kerjasama dengan diklat karena diklat punya dana khusus. Poin penting yang lain: apakah para dokter dan perawat membutuhkan informasi dari website/ media elektronik yang disediakan oleh perpustakaan? Dalam analisis SWOT ini belum ada horizon baru yang lebih luas terkait pemanfaatan teknologi. Hal ini bisa menjadi perhatian kita karena bisa menjadi sumber pendapatan baru jika bisa dikembangkan. Putu menambahkan bahwa pengguna perpustakaan kita adalah pihak internal RS. Perpustakaan dapat bekerja sama dengan diklat untuk memberikan informasi kepada dokter, perawat, staf RS. Lutfan menambahkan bahwa perpustakaan juga bisa bekerja sama dengan humas dan  marketing dengan mengembangkan podcast untuk edukasi dan promosi. Putu memberi saran agar RS Bethesda memperbanyak identifikasi peluang agar direktur dan jajarannya bisa melihat potensi lebih di perpustakaan. RS Bethesda sebagai RS jejaring memiliki keuntungan bisa saling melengkapi informasi antar RS, entah melalui video edukasi atau podcast yang dibuat bersama. Jika ingin mengembangkan website yang mudah diakses dan muncul di halaman awal Google, maka kita harus sering update konten. Prof. Laksono menambahkan bahwa perhatian direktur terhadap pengembangan knowledge management dan ketersediaan anggaran dapat diidentifikasi sebagai kelemahan atau kekuatan.

Tim selanjutnya yang memaparkan analisis SWOT adalah HDSS Sleman. Putu memberi masukan bahwa HDSS Sleman sebaiknya mengidentifikasi kembali siapa saja penggunanya, entah pihak lain atau RS pendidikan atau perusahaan lain. Website juga harus update konten secara rutin dan bisa disebarluaskan ke semua kontak melalui e-mail. Fitur website yang lebih interaktif juga harus dikembangkan. Misalnya pada website RS ada fitur interaktif mengenai rujukan pasien. Ancaman yang dituliskan “tumpang tindih dengan perpustakaan FK – KMK” sebetulnya bisa dijadikan peluang. Lutfan menambahkan bahwa HDSS Sleman adalah sebagai data provider yang knowledgenya dalam wujud publikasi dan buku akan didokumentasikan di perpustakaan. Selain itu, menurut Putu salah satu masalah RS adalah klaim ke BPJS dan terkait kebijakan baru yang berubah. RS dapat memberikan masukan kepada pemerintah disertai data yang kita kumpulkan. Data bisa diambil dari PKMK/ HDSS Sleman/ CEBU sehingga ada interaksi yang sifatnya saling mendukung. Melanjutkan paparan, Putu menyampaikan bahwa untuk mencapai visi, kita perlu mencapai tahapan yang harus kita tempuh dan bisa saja membutuhkan waktu bertahun-tahun. Setiap tahun perlu ada target/ program tahunan dan evaluasi. Penugasan selanjutnya bagi masing-masing institusi, yaitu: finalisasi program tahunan, identifikasi kebutuhan anggaran tahunan, dan identifikasi sumber-sumber pendanaan.

Pelatihan minggu ke-8 dilaksanakan Senin, 26 Oktober 2020 pukul 13.00-14.30 dengan agenda Analisis SWOT untuk Penajaman Proposal Pengembangan Perpustakaan khususnya bagi peserta yang belum menyampaikan SWOT analisisnya pada pertemuan hari ini. Sampai jumpa di pertemuan minggu berikutnya.

 

Reporter: Monica Abigail

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments