Reportase Bagaimana Memulai Penerapan Knowledge Management di Lembaga Anda?

Manajer Lembaga Kesehatan Pengambil Kebijakan

Reportase Zoom Meeting Seri Diskusi Knowledge Management dalam Pandemik COVID-19 dan era New Normal: Bagaimana Memulai Penerapan Knowledge Management di Lembaga Anda?

Pengantar

Forum Manajemen COVID-19 seri diskusi knowledge management dengan tema Bagaimana Memulai Penerapan Knowledge Management di Lembaga Anda? menyelenggarakan diskusi virtual pada 22 Juni 2020 melalui zoom meeting dan live streaming yang diikuti kurang lebih 300 partisipan.   Dalam diskusi knowledge management terdapat 3 tahapan :

  • Tahap pertama: Maret – Mei 2020. Identifikasi dan penyebarluasan pengetahuan baru mengenai COVID-
  • Tahap kedua: Mulai Juni 2020. Pengembangan pembelajaran organisasi.
  • Tahap ketiga: Pengembangan taksonomi dan manajemen isi tentang COVID-19

Pertemuan kali ini membahas laporan kegiatan selama 3 bulan ini dalam proses knowledge management pada sesi 1 dan bagaimana memulai budaya knowledge management di lembaga – lembaga berbasis pengetahuan (Knowledge Based Organization)? pada sesi 2.

Sesi 1 : Laporan Kegiatan 3 Bulan Ini dalam Proses Knowledge Management

Penyakit COVID-19 telah mengalami situasi penyebaran yang sangat cepat dan di beberapa daerah mengalami lonjakan yang sangat besar.  PKMK berusaha menyebarkan ilmu melalui program menara ilmu terutama untuk tenaga kesehatan.  Berbasis platform digital, PKMK bekerja sama dengan mitra lembaga lain, salah satunya LIPI.  Luaran yang diharapkan dari forum ini adalah platform sumber pembelajaran dalam bentuk digital bagi individu dan lembaga COVID-19 untuk tenaga kesehatan dan tenaga lain terkait pencegahan COVID-19 di Indonesia,  lembaga – lembaga yang menerapkan knowledge management untuk COVID-19, dan terbentuknya masyarakat praktisi untuk mengatasi pandemik COVID-19.  Manajemen pengetahuan merupakan aset bagi organisasi dan perlu belajar untuk saling melengkapi.

Menerapkan knowledge management menghadapi tantangan tersendiri yaitu transformasi pembelajaran perorangan ke organisasi agar selamat menghadapi pandemi, mengingat ilmu pengetahuan yang cepat berkembang.   Hal tersebut seperti bagaimana pembelajar individu di rumah sakit seperti klinisi, manajer rumah sakit, pemilik rumah sakit, maupun dewan pengawas rumah sakit, memperoleh pembelajaran dari berbagai sumber yang nantinya akan membawa peningkatan pengetahuan individual ke lembaga dan mempunyai dampak sosial untuk masyarakat.  Diharapkan pemimpin dapat mengelola pembelajar individu untuk mengembangkan prinsip knowledge management di organisasi.

Diskusi Sesi 1

Organisasi memiliki aset termasuk intangible asset sehingga perlu transformasi pembelajaran perorangan ke organisasi.  Berbagai tantangan tentunya dihadapi, salah satunya terkait leadership.  Dari berbagai sumber pembelajaran tersebut dapat disarikan agar menjadi manfaat bagi masyarakat.   Selain itu organisasi dapat menggunakan aset knowledge management sebagai solusi masalah COVID-19  dan non COVID-19.  Seperti di rumah sakit, perlu adanya tenaga yang mengurusi knowledge management atau disebut pekerja pengetahuan dan perlu adanya konsensus bersama dari berbagai profesi untuk menerapkan knowledge management di organisasinya.  Secara skala ekonomi, pengetahuan adalah mahal.  Tentunya perlu kerja sama antar jaringan rumah sakit yang bersangkutan atau asosiasi, salah satunya dalam hal pendanaan untuk menerapkan knowledge management.  Pengetahuan beragam namun tujuannya jelas, misal untuk rumah sakit, rendahnya angka kematian COVID-19 atau tidak ada SDM meninggal karena COVID-19. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu adanya create, sharing, using, and managing knowledge yang sifatnya multidisiplin.

Sesi 2: Bagaimana Memulai Budaya Knowledge Management di Lembaga – Lembaga Berbasis Pengetahuan (Knowledge Based Organization)? 

Organisasi dapat menggunakan pengetahuan sebagai aset dan bergantung pada kapabilitas SDM untuk menghasilkan, memperoleh, dan mengaplikasikan pengetahuan untuk layanannya.  Contoh lembaga berdasar pengetahuan adalah rumah sakit, FK, FK, FKM-Poltekes, Dinas Kesehatan, BPJS dan sebagainya.  Disini organisasi perlu menerapkan knowledge management.  Jika tidak menerapkan pengetahuan baru terkait COVID-19 maka lembaga tersebut dapat melemah atau gagal berfungsi.  Hal ini terkait budaya organisasi dalam pendangannya terhadap pengetahuan.  Ada norma dan etika yang harus ditaati oleh anggota organisasi.

Ketika COVID-19 menyebar, apakah ilmu pengetahuan dipergunakan sebagaimana mestinya ?  Hal tersebut tentunya tergantung pada organisasi dan apakah pengetahuan tersebut dipergunakan untuk mengatasi masalah pandemik.  Jika pengetahuan belum ada dalam budaya organisasi, maka perlu ada perubahan budaya, meskipun membutuhkan waktu lama, namun harus dilakukan.  Terdapat empat fase dalam perubahan budaya (Tan), yaitu (1) Penilaian budaya; (2) Analisis kesenjangan budaya, (3) Mempengaruhi perubahan budaya, dan (4) Memelihara dan mengembangan budaya baru.  Tentunya yang memimpin proses tersebut adalah pemimpin yang transformasional, seperti direktur, kepala KSM, atau ketua komisi medik (komdik) jika dalam organisasi rumah sakit.  Bersama – sama bertanggung jawab,  namun harus ada inisiasi dari pimpinan struktural dan fungsional untuk menerapkan knowledge management di organisasi yang bersangkutan.  Pemimpin harus menetapkan visi bersama, memimpin perubahan, menyusun rencana, dan melaksanakan rencana.

Diskusi Sesi 2

Pengetahuan perlu diadopsi oleh organisasi.  Pekerja – pekerja pengetahuan sebagai fasilitator akan membawa pengetahuan ke dalam konteks struktur.  Dengan struktur organisasi yang baik maka mendorong tiap personil untuk menerapkan knowledge management.  Meskipun organisasi tersebut kecil, namun tetap sebagai knowledge based dan ada pekerja pengetahuan di organisasi tersebut yang menganggap pengetahuan sebagai aset.  Knowledge management merupakan proses belajar dari para ahli dari berbagai wadah.  Misal, ketika rumah sakit menghadapi masalah kematian karena COVID-19, ventilator menjadi bagian dalam knowledge management, sehingga caring management in emergency service untuk berbagai rumah sakit dapat menjadi pembelajaran bersama.   Tentunya perlu platform digital untuk mendukung personil rumah sakit mengakses pengetahuan, salah satunya  perpustakaan yang dapat dimanfaatkan sebagai pusat pembelajaran.

Hal lain mendesak harus dilakukan adalah bagaimana hasil  knowledge management dapat segera diformulasikan menjadi kebijakan yang dapat dikomunikasikan ke pengambil keputusan agar manfaat dari knowledge management ini dapat secara cepat memberikan dampak sosial kepada masyarakat.

Penutup

Di masa pandemi ini, pengetahuan didesain sebagai aset, apalagi saat ini dukungan teknologi sangat mendukung.  Perlunya pengetahuan yang benar menghadapi pandemi ini, karena pengetahuan  penting dan mudah didapatkan saat ini.  Perlu adanya pekerja pengetahuan di organisasi untuk mengelola pengetahuan.  Rumah sakit perlu pro aktif untuk menggali pengetahuan dan menyebarkannya agar menjadi aset berguna bagi organisasi.  Langkah yang harus dilakukan untuk memulai knowledge management dalam organisasi adalah perlunya kepemimpinan dalam organisasi, bekerja sama antar lembaga, dan bagaimana perpustakaan serta pekerja pengetahuan dikembangkan.

Para peminat seri diskusi ini dapat klik di website www.manajemencovid.net untuk mengikuti perkembangan dan materi presentasi ini silahkan unduh disini.(ReporterL EL/ PKMK)


Hasil Survei Kuesioner

Untuk melihat efektivitas diskusi, pada akhir sesi dilakukan survei jarak jauh untuk mengukur pemahaman peserta diskusi. Terdapat 32 respon yang masuk dan hasil analisis sebagai berikut.

Artefak: Bagaimana situasinya?

Sebanyak 50% responden menyatakan bahwa kegiatan penambahan pengetahuan di lembaga telah sering dikerjakan, di sisi lain sebanyak 40.6% menyatakan kegiatan tersebut kadang – kadang dikerjakan, bahkan ada yang menyatakan bahwa di organisasinya tidak pernah mengerjakan kegiatan penambahan pengetahuan.
Terkait dengan situasi pekerja di perpustakan, sebagian besar responden 83.9% menyatakan para pekerja tersebut lesu. Hal tersebut tentunya berpengaruh terhadap penerapan knowledge management di organisasi, dimana pekerja pengetahuan sebagai fasilitator untuk penyebaran ilmu pengetahuan.
Sebanyak 71.9% responden menyatakan bahwa kegiatan pelatihan SDM ke luar organisasi kadang-kadang dikerjakan, sedangkan 28.1% menyatakan kegiatan tersebut sering dikerjakan.
Kegiatan pelatihan on the job (dalam lembaga) dinyatakan oleh 59.4% responden kadang-kadang dikerjakan, sedangkan 37.5% menyatakan sering dikerjakan.
Kegiatan pembahasan jurnal tidak pernah dikerjakan sama sekali, seperti dinyatakan oleh 43.8% reponden. Namun masing-masing proporsi sebanyak 28.1% responden menyatakan bahwa kegiatan tersebut dikerjakan kadang-kadang dan sering dikerjakan.
Sebanyak 54.8% responden menyatakan bahwa mengundang narasumber ke organisasi dikerjakan kadang-kadang dan sebanyak 35.5% responden menyatakan bahwa organisasinya sering mengundang narasumber. Hanya sebanyak 9.7% responden menyatakan organisasinya tidak pernah mengundang narasumber.

Bagaimana Nilai-nilai yang Diacu oleh Anda dan Lembaga?

Sebanyak 93.8% responden menyatakan bahwa ilmu pengetahuan dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan.
Pimpinan di organisasi disebutkan hirau akan pengetahuan seperti dinyatakan oleh 93.8% responden.
Kemudian sebanyak 93.8% responden menyatakan organisasi yang bersangkutan pernah mengembangkan pengetahuan agar dapat berkembang.

Asumsi Dasar

Menambah ilmu merupakan kegiatan yang bermanfaat bagi sumber daya organisasi menurut 96.9% responden.
Secara keseluruhan, organisasi perlu untuk mempelajari pengetahuan agar dapat berkembang.

 

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments