Diselenggarakan oleh Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan berkerjasama dengan
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK) FK – KMK UGM
Hari kedua sesi Workshop Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit peserta diminta mempresentasikan penugasan yang dimoderatori oleh Happy R Pangaribuan SKM, MPH dengan narasumber pada hari ini adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari FK – KMK UGM. Ada 9 rumah sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RS H.L Manambai Abdulkadir; 2) RSI Pati; 3) RSUD Dr. H. Abdul Moeloek Lampung; 4) RSUD Pandan Tapanuli Tengah; 5) RSUD Tarakan Jakarta; 6) RSNU Jombang; 7) RS Sari Mulia Banjarmasin; 8) RS Awal Bros Bekasi; dan 9) RS Woodward Palu. Moderator menyampaikan hasil review dari penugasan komunikasi dalam ICS dimana dari 9 RS yang sudah mengirim penugasan hampir semuanya sistem komunikasinya sudah dibangun dan sudah ada RS yang sistem komunikasinya sudah detail dan bisa dijadikan pembelajaran RS lainnya diantaranya RSUD Tarakan Jakarta dan RS Sari Mulia.
Selanjutnya Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt mempresentasikan dummy dari 4 RS, yang pertama adalah RSI Pati. Narasumber menyampaikan bahwa sistem komunikasi sudah ada dan sudah terlihat jelas kepada siapa informasi disampaikan. Dalam struktur ICS Di dalam sistem komando RSI Pati didapatkan posisi Direktur sebagai Komandan Insiden yang langsung memberi perintah kepada koordinator – koordinator, yaitu koordinator bidang operasional, koordinator bidang perencanaan dan koordinator bidang pendanaan. Direktur memberikan informasi mengenai kebutuhan penambahan ruang isolasi COVID-19 dan pembangunan triase IGD COVID-19, ke komandan ICS pengalihan poli umum menjadi poli ODP, pembuatan alur triase untuk pasien ODP/ PDP dan disampaikan dalam grup WA. Diasumsikan 2 hal yang berbeda antara direktur dengan Komandan Insiden. Kemudian ada koordinator penasehat ahli diasumsikan ada di dekat Komandan Insiden dan menyampaikan pemeriksaan pasien PDP di ruang isolasi delakukan dengan minimal kontak yaitu dengan media telepon, CCTV, dan HP ke koordinator operasional dan disampaikan dalam grup WA. Ada koordinator bidang operasional yang menyampaikan bahwa pasien ODP/PDP yang sampai di IGD dilakukan anamnesis dan screening awal di ruang triase depan IGD, jika pasien ODP/PDP langsung diarahkan menuju IGD Covid yang bersebelahan dengan ruang isolasi Covid ke Kepala ruang IGD dan Ruang Isolasi COVID-19 dan disampaikan melalui rapat koordinasi pelayanan IGD. Karena sarana komunikasi ada dua yaitu melalui grup WA dan rapat koordinasi sebaiknya dibuatkan SOP yang menyatakan tentang pencatatan. Koordinator bidang perencanaan membawahi bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan dan juga tim lapangan. Bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan memberikan informasi untuk menambah persediaan. Sedangkan tim lapangan tentang penyediaan relawan dan untuk menjamin keamanan dan keselamatan tenaga Kesehatan yang bekerja di RS, jadi pada saat penyediaan relawan sebaiknya berkoordinasi dengan penasehat ahli atau PPI karena standar – standar keamanan dan keselamatan perlu diperhatikan. Jangan sampai relawan tidak memahami komunikasi internal dan eksternal. SOP apa yang ada dalam RS ataupun ICS dikomunikasikan ke relawan yang masuk. Atau relawan yang bekerja di luar untuk RS tersebut jangan sampai ada kebocoran. Ada Mutual of Understanding (MoU) Khusus untuk relawan.
Narasumber meminta klarifikasi kepada RSI Pati mengenai mekanisme rutin koordinator bidang perencanaan kebagian pengadaan obat dan alat kesehatan atau tim lapangan, struktur IC apabila Direktur langsung ke koordinator – koordinator, apakah direktur merangkap IC. Klarifikasi dari RSI Pati antara lain: ICS ini baru disusun setelah mengikuti workhsop HDP, sebelumnya hanya memiliki tim HDP secara umum tetapi tim HDP pun baru dibentuk setelah tanggal 16 Maret 2020. Belum spesifik tergambar mekanisme komunikasi secara vertikal, semua masih dipegang direktur. Walaupun sudah menunjuk komandan, tetapi di setiap rapat, dari manajemen masih memberikan instruksi kepada bidang – bidang yang terkait. Jadi untuk peran komandan memang pada awal pandemi belum begitu menonjol. Peran komandan diandalkan pada saat berkoordinasi langsung dengan bidang-bidang terkait. Setelah mengikuti workshop, mencoba untuk Menyusun ICS. Komunikasi sudah berjalan seperti biasanya, hanya untuk notulensi dan pendokumentasian belum rapi dan belum tertib dilakukan. Untuk mekanisme rapat sudah mulai dilakukan per 16 Maret 2020 dengan mulai melakukan penertiban jumlah pengunjung, melarang jam besuk, membatasi pendamping pasien di rawat inap sudah dilakukan melalui rapat – rapat rutin dan dilakukan berdasarkan trend perkembangan wabah di daerah Pati. Koordinasi ke bagian perencanaan dan ke bagian logistik memang langsung dari manajemen ke instalasi farmasi, karena memang belum memahami struktur ICS. Terkait relawan ada instruksi dari Dinas Kesehatan Kabupaten untuk semua RS lini 2 dan lini 3 menyediakan tenaga Kesehatan untuk diperbantukan di hotel karantina dan mendapat jatah 1 bulan ada 3 kali jatah shift siaga dan sebelum mengirim tenaga Kesehatan sudah dibriefing terlebih dahulu tentang PPI. Tetapi memang belum ada SOP dan tidak didokumentasikan. Direktur langsung ke koordinator, karena memang belum memiliki struktur ICS.
 |
 |
| Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi hasil penugasan RSUD Pandan dan RSI Pati” | |
Narasumber menyampaikan RSUD Pandan Tapanuli Tengah memiliki struktur organisasi sudah sesuai dan cukup sederhana. Direktur sebagai executive agency memberikan arahan 1 tingkat di bawahnya (IC) setiap hari dengan komunikasi langsung, telepon. IC (Ketua Tim COVID-19) memberikan instruksi ke 1 tingkat ke bawahnya setiap hari. Staf Ahli (tim klinis) memberi laporan klinis yang memberikan laporan 1 tingkat ke atas komunikasi langsung dan WA. Humas (sekretaris) memberikan laporan Covid-19 (laporan horizontal, eksternal) ke masyarakat melalui media massa dan WA grup. Ada 3 seksi yaitu seksi operasional, seksi logistic dan seksi pendanaan dan administrasi. Narasumber juga meminta klarifikasi kepada RSUD Pandan mengenai komunikasi langsung dari direktur seperti apa, Safety (PPI RS) dimanakah letaknya apakah dibawah atau di atas dekat dengan staf ahli dan apabila tidak mempunyai LO siapakah yang menyampaikan informasi ke eksternal.Klarifikasi dari RSUD Pandan antara lain Komunikasi langsung berupa arahan dari direktur ke ketua tim kemudian juga melalui telepon. Untuk bagian safety memang lupa belum membuat di dalam bagan, sebenarnya sejajar dengan staf ahli dan humas. Kemudian yang tidak ada ialah LO dan seksi perencanaan. Untuk penyampaian informasi baik internal dan eksternal disampaikan oleh Humas. Ada seksi pelaporan yang membantu humas untuk pelaporan ke bagian eksternal dan juga informasi di WA grup. Belum menggunakan formulir yang belum disepakati tiap bagian jadi dibuat sendiri-sendiri oleh bagian. Narasumber menanggapi kembali klarifikasi RSUD Pandan bahwasannya formulir harus ada dan mencakup semua kebutuhan dari masing – masing bidang. Apabila tidak ada formulir yang disepakati khawatirnya ada informasi – informasi yang tidak tersampaikan. Meskipun tidak ada di struktur, fungsi LO ataupun perencanaan, tetapi tetap menempel pada fungsi-fungsi yang ada di struktur.
Narasumber selanjutnya memaparkan ICS dari RSUD Abdul Moeloek Lampung dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah ada dan sebaiknya lebih dirampingkan. Dalam ICS dibatasi maksimal 4 – 5 tim/bagian/seksi supaya komunikasi berjalan efektif. Penanggung jawab (direktur) menyampaikan kebijakan dari pimpinan daerah dan pejabat pusat ke komandan. Komandan menyampaikan laporan ke 1 tingkat ke atasnya dan menyampaikan instruksi 1 tingkat ke bawahnya dan kesemua koordinator. Koordinator Liason Officer menyampaikan permintaan dan instruksi, koordinasi horizontal, internal dan eksternal. Koordinator dan anggota humas menyampaikan informasi eksternal. Keamanan dan keselamatan menyampaikan ke seluruh petugas dan ke komandan. Tim Operasional melaporkan secara horizontal dan ke atas ke staf ahli dan komandan. Tim logistik melaporkan secara horizontal dan ke bawah. Perencanaan menyampaikan laporan secara horizontal dan eksternal. Staf ahli menyampaikan laporan ke atas. Keuangan menyampaikan laporan ke atas dan horizontal.
RSUD Abdul Moeloek Lampung memberikan tanggapan bahwa struktur organisasi yang ditayangkan masih yang lama setelah mengikuti workshop sudah disesuaikan dengan ICS. RSUD Abdul Moeloek Lampung untuk laporan kasus pasien, PDP dan ODP dilakukan setiap hari ke Dinkes secara online sedangkan laporan logistic (APD, PCR, obat, dan lain – lain) dilakukan setiap hari rabu ke Dinas Kesehatan secara online. Komunikasi dengan menggunakan WhatsApp Group (WAG) dan saat ini masih mempelajari aplikasi Slack. Untuk staf ahli masuk ke tim operasional. Video edukasi ke masyarakat yang melakukan adalah bagian humas.
Narasumber selanjutnya membahas penugasan dari RSUD Tarakan Jakarta dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah detail dan sesuai dengan ICS. Komunikasi dilakukan secara vertikal kepada ICS setiap ada perkembangan dengan menggunakan telepon, zoom meeting dan teleconference. Humas menyampaikan informasi pengendalian bencana baik internal ke IC maupun eksternal jika diperintah oleh IC. Direktur RS sebagai executive agent yang menyampaikan hasil pengawasan dan pertimbangan ke Gubernur, Kepala Dinas dan Dewan Pengawas. RS besar tetapi memiliki struktur yang sederhana. RSUD Tarakan Jakarta memberikan klarifikasi bahwa bagian humas menginformasikan baik internal maupun eksternal RS. Executive agent dilaksanakan oleh direktur dan secara rutin melalui zoom meeting dengan dewan pengawas maupun dinas kesehatan. Pada saat pertemuan maka executive agent yang menyampaikan data dan informasi yang dibutuhkan.
Narasumber juga menjawab pertanyaan yang ada di chat zoom antara lain : perbedaan peran LO dengan humas dan bagaimana kalau di dalam struktur organisasi ada ketua 1, ketua 2 dan wakil ketua. Narasumber menjelaskan bahwa LO itu lebih pada kegiatan mengkomunikasikan tentang kebutuhan dan permintaan ke dalam maupun keluar sedangkan humas komunikasinya hanya searah. LO sendiri adalah suatu kebutuhan , misalnya RS ke Dinas Kesehatan. Sedangkan untuk struktur organisasi dalam ICS hanya ada 1 ketua kalaupun ada lebih dari satu orang maka bertugasnya secara bergantian.
Sesi selanjutnya pengecekan aplikasi Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Dilihat dari hasil penugasan ini sudah ada yang membuat sampai kanal logistic. Memang untuk masuk Slack dibutuhkan email dan ini terkait isu keamanan agak lebih spesifik dan verifikasi ke email jika akan masuk ke Slack. Slack ini sudah banyak digunakan untuk memfasilitasi komunikasi internal dalam penangulangan bencana oleh Negara lain. Kesulitan/kendala yang dihadapi dalam Slack diantaranya yang disinvite menjadi anggota harus memiliki Slack, membutuhkan waktu untuk beradaptasi, kesulitan upload dokumen, menggunakan Bahasa asing, kesulitan sign in pada akun Slack, jika tidak aktif kemungkinan pesan tidak tersampaikan dan kesulitan untuk join channel. Untuk mengatasi kesulitan-kesulitan ini akan dibuat kanal troubleshooting Slack.
Workshop hari kedua Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit ditutup dengan fasilitator mengingatkan kembali untuk mengisi evaluasi Kirkpatrick setelah mengikuti workshop untuk melihat apakah workshop ini bermanfaat dan untuk mengatahui hal – hal yang penting untuk diperbaiki.
Video dan Materi silahkan kunjungi: http://bencana-kesehatan.net/
Reporter:
- Indrawati Wurdianing
- Ajeng Choirin
Bapelkes Semarang