Reportase Webinar Kelangsungan Usaha RS Pada Masa Covid-19: Bagaimana Sebuah RS Mampu Menuju The New-Normal?

Klinisi Primer Klinisi Rujukan Manajer Lembaga Kesehatan Pengambil Kebijakan Tenaga Pencegahan

Reportase Webinar

Knowledge Management: Learning Organization di RS
Seri Ke-VIII

Kelangsungan Usaha Rs Pada Masa Covid-19: Bagaimana Sebuah Rs Mampu Menuju The New-Normal?

Senin, 18 Mei 2020| Pukul 13.00 – 14.45 WIB


Ringkasan

PKMK FK-KMK UGM   menyelenggarakan diskusi Knowledge Management dengan topik Learning Organization di rumah sakit (RS). Diskusi Knowledge Management pada 18 Mei 2020 merupakan seri kedelapan sejak pandemi terjadi di Indonesia. Tujuan utama dari diskusi membahas transfer pembelajaran perorangan ke pembelajaran lembaga dalam era pandemi COVID-19 ini.  Dalam diskusi dibahas mengenai banyaknya pembelajaran perorangan dalam COVID-19 melalui ratusan diskusi, kuliah, sampai pelatihan  virtual. Dikawatirkan pembelajaran perorangan ini tidak sampai pada organisasi karena kegiatan tidak dilakukan secara sistematis. Oleh karena itu dibutuhkan kepemimpinan kuat Direktur RS dengan didukung oleh pemilik agar terjadi proses transfer dari pembelajaran perorangan ke lembaga. Disarankan untuk menggunakan prinsip – prinsip Learning Organozation (LO). Secara praktis diharapkan direktur mengatur pembelajaran individu dan memasukkan sebagai bahan pembelajaran dalam konteks untuk Business Continuity dan menatap ke The New Normal. Pembelajaran kelembagaan akan bermuara pada perubahan Rencana Bisnis Anggatan (Rencana tahunan) dan Rencana Strategis. Dengan demikian hasil dari pembelajaran (Learning) di organisasi  adalah program – program pengembangan  untuk selamat dari pandemik dan berkembang di pasca pandemik dengan anggaran yang di danai oleh RS dari berbagai sumber.

Pengantar:

PKMK – Yogyakarta. Narasumber diskusi adalah Prof. Laksono Trisnantoro MSc., PhD dari Ketua Departement Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat FK – KMK UGM. Sementara pembahasnya adalah Dr. dr. Supriyantoro Sp.P, MARS (Dewan Pengawas RSUP Dr. Sardjito), Dr. dr Didi Danukusomo SpOG (Direktur Utama RSAB Harapan Kita), dr. Ida Bagus Nyoman Banjar, MKM (Direktur RSUD Koja, Jakarta) dan Hans Wijaya MM (CEO RS National Surabaya). Moderator Ni Luh Putu Andayani MMR., SKM.

Pengantar dari diskusi disampaikan oleh Ni Luh Putu Andayani MMR., SKM yang menjelaskan PKMK FK – KMK UGM telah melakukan webinar sejak Maret 2020 dengan harapan dapat mengumpulkan pengetahuan dari berbagai sumber tentang COVID-19. Dengan ketersediaan pengetahuan yang masih terbatas diperlukan adanya pemanfaatan dalam merespons pandemi. Dari seluruh pengetahuan yang telah di sediakan melalui forum manajemen covid, Ni Luh Putu Andayani mengkhawatirkan bahwa keaktifan tersebut hanya berada pada level individu. Sementara, PKMK FK – KMK UGM mengharapkan adanya keaktifan dari level lembaga yang dapat menghasilkan suatu keputusan berdasarkan pengetahuan dan berdampak baik untuk masyarakat. Lembaga yang diharapkan tersebut adalah dinas kesehatan, RS, puskesmas, balai lab kesehatan, dan lembaga terkait lainnya untuk penanganan COVID-19.

Akhir dari pengantar, Ni Luh Putu Andayani menyampaikan bahwa terdapat dua pertanyaan mendasar yang juga perlu di jawab dalam diskusi yaitu:

  • Bagaimana pengembangan langkah operasional dengan prinsip Learning Organization untuk RS? dan
  • Bagaimana kesiapan RS dengan Business Continuity Plan untuk kelangsungan hidup ada situasi The New Normal?

Gambar 1 di bawah ini menunjukkan pola pikir terkait Business Continuity Plan dan The New Normal.

Gambar 1. Perkembangan Pandemi COVID-19

Pemaparan

Sesi setelah pengantar merupakan bagian pemaparan mengenai learning organization di RS pada masa COVID-19 yang disampaikan oleh Prof Laksono Trisnantoro. “Diskusi hari ini merupakan bagian dari lanjutan dari pertemuan minggu lalu. Latar belakang pemilihan learning organization di RS karena merupakan lembaga dari sistem kesehatan yang mengalami dampak dari pandemic COVID-19,” ujar Laksono. Diskusi dengan topik learning organization akan terus berkembang dengan fokus ke suatu bentuk lembaga tertentu (seperti dinas kesehatan, perguruan tinggi, dan lainnya). Target sesi diskusi learning organization di RS adalah pemilik, direktur, staf pimpinan, ketua PERSI, ARSADA, ARSSI, ARSAMU, ARSANU, ARSPI, pejabat Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan, konsultan dan peneliti bidang kesehatan.

Pemaparan dari Prof Laksono menitik beratkan pada tiga hal pokok yaitu:

  1. Mentransformasikan hasil pembelajaran perorangan ke pembelajaran organisasi RS dalam masa COVID-19;
  2. Usulan proses operasional di  RS untuk mengembangkan Business Continuity dan menghadapi the New Normal yang mungkin terjadi pasca pandemi COVID-19; dan
  3. Mengkaji penerapan Learning Organization di RS.

Ketiga hal pokok tersebut diharapkan dapat menangani ancaman yang terjadi pada suatu lembaga. Ancaman yang di maksud dalam hal ini adalah RS mengalami kolaps pada masa pandemi. Prof Laksono menyampaikan pula bahwa perkembangan COVID-19 berlangsung dari preparedness (pra bencana) hingga recovery (pasca bencana). Namun, saat ini akhir dari pandemi COVID-19 masih belum dapat diketahui. Jika pandemi dapat berakhir, COVID-19 dimungkinkan masih berada disekitar kehidupan manusia dan tidak menutup kemungkinan untuk lahirnya virus baru, sehingga menimbulkan ketidakpastian.

Untuk itu, keberlangsungan operasional lembaga kesehatan khususnya RS membutuhkan keputusan strategis guna menghindari kolaps. Prof Laksono menyampaikan bahwa terdapat dua pertanyaan penting dalam mengambil keputusan tersebut yaitu apakah mengubah anggaran dalam konteks memperkuat Business Continuity? atau apakah mengubah rencana strategi bisnis menyesuaikan COVID-19 menuju the New Normal? Pertanyaan realitas yang juga perlu menjadi pertimbangan RS adalah apakahtelah tersedia tim lainnya (selain tim bencana) untuk menangani lonjakan (surge) pasien? Tim tersebut dapat bertugas untuk menyusun revisi rencana tahun 2020 dan revisi rencana strategis bisnis yang telah ada. Selain itu, tim yang disusun juga perlu menerapkan prinsip dari learning organization.

Dalam hal pembelajaran tentang COVID-19, selama 2 bulan ini ada ratusan webinar yang dapat diikuti oleh perorangan. Pertanyaannya adalah apakan terjadi proses membawa pengetahuan individu masuk ke organisasi untuk diolah  dan dipergunakan.  Hal ini merupakan proses yang menantang.organization.

Gambar 2. Tranformasi Pembelajaran Individu Menjadi Pembelajaran Lembaga

Proses menantang ini dapat dirinci melalui berbagai langkah:

  1. Mentransformasikan hasil pembelajaran perorangan ke pembelajaran organisasi RS dalam masa COVID-19.
    Pembelajaran dapat berasal dari Forum Manajemen COVID–19 (www.manajemencovid.net) maupun dari sumber lainnya. Saat ini, pembelajaran secara individual telah dilakukan oleh  pemilik atau dewan RS, direksi RS, klinisi yang menangani COVID-19, tenaga IT, tenaga epidemiologi dan lainnya. Forum Manajemen COVID–19  menyediakan berbagai pembelajaran yang dapat digunakan oleh tenaga medis di layanan primer, rujukan, tenaga pencegahan, manajer lembaga kesehatan hingga pengambil kebijakan. Sementara itu, pemilik atau dewan pengawas RS juga dapat memiliki sumber pembelajaran dari Forum Manajemen Covid. Kebutuhan pembelajaran untuk pemilik atau dewan pengawasan menjadi sangat penting dikarenakan latar belakang pendidikan Dewas bukan berasal dari bidang kesehatan.Saat ini, telah banyak individu dari RS dengan berbagai jabatan telah mengikuti pembalajaran. Namun, pembelajaran yang didapatkan masih belum memiliki kepastian untuk menjadi suatu pengetahuan bagi lembaganya. Kondisi tersebut menurut Prof Laksono menjadi suatu tantangan untuk individu dan lembaganya. Untuk mentransformasi pembelajaran individu menjadi pengetahuan lembaga dibutuhkan pengelolaan yang baik oleh direktur RS (seperti melakukan kelompok belajar/diskusi internal sebagai tindak lanjut dari mengikuti diskusi webinar di luar RS). Tujuan transformasi pengetahuan ini untuk menciptakan pertahanan bagi keberlanjutan RS pada masa pra hingga pasca pandemi COVID-19. Selain mempertahankan, tranformasi juga diperlukan untuk mengembangkan usaha RS pada masa pandemi.
  1. Learning and development process, dimana RS melakukan proses pembelajaran untuk menghasilkan suatu proses perubahan dalam rencana 2020 sebagai tujuan Business Continuity. Melakukan Business Continuity membutuhkan beberapa toolkit yang dapat dipelajari agar dapat menangani masalah usaha di RS pada masa pandemik. Prof Laksono menyampaikan perlu adanya tiga langkah penting yang dianjurkan oleh KPMG dalam masa pandemik COVID-19 ini yang relevam untuk  dipehatikan oleh direktur RS yaitu:
    • membalikkan keadaan dengan cepat,
    • mengatasi kesulitan keuangan dan
    • mengatasi situasi tertekan.

Learning and development process yang RS lakukan diharapkan dapat menyikapi the  new normal seperti: pemeriksaan pasien poli dengan menggunakan perkembangan teknologi robot, penggunaan telemedicine, pendanaan RS (BPJS dan filantropi), penggunaan APD maupun robotik, pelayanan homecare dan lainnya. Prof Laksono menjelaskan “learning process sendiri dapat menggunakan Forum Manajemen Covid yang hasilnya dapat mnejadi bahan untuk development RS agar lebih efektif.”

Terdapat proses dari kedua hal tersebut yaitu: 1) kesepakatan atau komitmen dari pemilik dan direksi RS; 2) direksi RS mengumpulkan orang – orang yang telah mengikuti pembelajaran mengenai COVID-19; dan 3) membentuk tim review rencana dan perencanaan (selain tim disaster). Dalam pembentukan tim tersebut tidak menutup kemungkinan akan terjadi suatu overlapping antara tim disaster plan dengan tim review. Namun, tim review memiliki fungsi untuk melakukan peninjauan atau pengamatan mengenai rencana dan perencanaan development RS baik pada masa pandemi maupun masa depan. Anggota dari tim terdiri dari direksi, klinisi yang menangani COVID-19, tenaga lab, tenaga epidemiologis, manajer dan lainnya. Langkah-langka dalam learning adalah: mengidentifikasi masalah, mensistesis hasil pemebelajaran, melakukan inovasi (development), melakukan review dan mengkomunikasikan perubahan RBA serta rencana business strategis.

  1. Mengkaji penerapan Learning Organization di RS. Prof Laksono dengan merujuk tulisan dari David A Garvin (1993) menyampaikan bahwa keberhasilan dari melaksanakan learning organization dapat dilihat dari bagaimana menciptakan pengetahuan, memperoleh pengetahuan, mentransfer pengetahuan ke seluruh anggota, dan memodifikasi perilakukanya yang mencerminkan pengetahuan serta wawasan baru. Dalam konteks COVID-19 tidak ada yang berubah dengan konsep tersebut, tetapi moditifikasi RS diharapkan dapat mencapai Business Continuity dan menyiapkan diri untuk the New Normal.

Dari materi yang telah Prof Laksono Trisnantoro sampaikan selanjutnya digunakan untuk sebagai bahan diskusi bersama pembahas dan peserta webinar yang sebagian besar berasal dari perwakilan RS di Indonesia.

Pembahasan

Pembahas pertama yaitu dr. Supriyanto yang menyampaikan bahwa pemaparan yang telah disampaikan merupakan hal yang menarik pada masa pandemik dan menjadi catatan penting bagi lembaga kesehatan. dr Supriyantoro juga menyampaikan bahwa organisasi pembelajaran harus mampu melakukan proses yang sustainable dengan berpikir cepat dan bertindak untuk merespons perubahan. Saat ini menurut dr. Supriyantoro telah banyak pembelajaran mandiri yang dilakukan oleh tenaga kesehatan maupun staf dari RS lainnya atas kemauan sendiri bukan berdasarkan manajemen dari lembaga tersebut.  Disarnakan agar Direksi RS memberi tugas pada stafnya untuk melakukan pembelajaran dan wajib untuk dibahas di rumahsakitnya.

Berdasarkan pengamatan dr. Supriyanto saat ini RS belum melakukan organisasi pembelajaran, maka perlu dilakukan beberapa hal yaitu: 1) manajemen mendata jadwal dan topik webinar yang ada; 2) menugaskan staf untuk mengikuti; 3) staf melakukan presentasi dan analisis setelah mengikuti webinar; 4) mencari tambahan referensi; 5) menggabungkan dengan pilar lainnya; dan 6) melakukan follow up dan monev.

Pembahas selanjut adalah Hans Wijaya yang menyampaikan new normal telah terjadi di mana pasien non COVID-19 tidak mengunjungi RS, beberapa dokter tidak melakukan praktik, dan tenant di RS tidak memberikan layanan. Kondisi saat ini membutuhkan RS untuk berpikir secara kritis untuk mendapatkan langkah strategis agar dapat bertahan dalam jangka panjang. Maka pada masa pandemik RS perlu melakukan adaptasi untuk penangan kesehatan, tetapi tidak seluruh RS bersedia melakukan. Dari pengalaman Han Wijaya menggambarkan bahwa masih terdapat RS yang tidak menjadi rujukan COVID-19 membatasi aktivitas sehingga tempat tidur mengalami kekosongan dan beberapa perawat atau karyawan harus dirumahkan untuk sementara waktu. Hal tersebut menurutnya berkembalikan dengan kondisi RS rujukan COVID-19 yang di mana pasien harus mengalami antrian untuk mendapatkan layanan kesehatan. Maka, saat ini RS tidak hanya melakukan strategi untuk survive tetapi juga mengambil langkah untuk berkembang dengan the new normal. Sebagaimana RS ditempat Hans Wijaya bertugas bahwa saat ini pengunjung harus melewati screening yang ketat sebelum melakukan layanan kesehatan, kebutuhan APD menjadi prioritas karena tidak hanya untuk menghadapi pasien COVID-19, layout RS mengalami perubahan, keuangan RS mengalami perubahan karena jumlah pendapatan yang berubah ketika normal dan berdampak kepada rencana jangka panjang RS. Hans Wijaya dalam memberikan pembahasan melontar pertanyaan “apakah hal-hal operasional ini termasuk level strategis atau tidak? Apakah ini sekedar troubleshooting dari direktur? Atau apakah masih bisa berpikir secara strategis? Karena the new normal saat ini yang dapat menjadi jawaban adalah perkembangan digital. Sebagaimana diketahui bahwa pasien mengalami kecemasan untuk melakukan konsultasi dan berobat secara langsung. Selain itu, layanan homabase juga perlu untuk dikembangkan dalam new normal. Perubahan dari strategis bisnis akan berdampak kepada perubahan RBA yang RS tidak hanya bergerak ke kuratif tetapi juga preventif dan afiliasi dengan lembaga lain”.

Pembahas ketiga adalah dr. Didi Danukusomo menjelaskan RSB Harapan Kita merupakan RS non COVID-19. RS – nya juga telah melakukan prakiraan pada bulan Maret dan April akan mengalami penurunan pasien rawat jalan turun sebanyak 50 persen. Mengenai learning organization, dr. Didi menyampaikan bahwa RSAB Harapan Kita telah berusaha untuk menerapkan hal tersebut dengan menyediakan bentuk tim satgas COVID-19 untuk menangani operasionalnya RS yang bukan rujukan dengan memastikan ketersediaan APD, sistem karanting, screening, dan lainnya. Menyikapi the new normal, RS Harapan Kita telah menerapkan telemedicine berupa pelayanan kesehatan homebase.

Pembahas ketiga yaitu dr. Ida Bagus Nyoman Banjar menyampaikan tanggapan dari materi Prof Laksono secara singkat bahwa kondisi pandemi saat ini menurutnya dapat dilalui oleh RS jika melakukan displin yang ketat pada tenaga medis maupun pasien. Selain itu, dr. Ida Bagus Nyoman Banjar berpandangan bahwa COVID-19 bukan tidak seutuhnya hal yang baru karena beberapa sebelumnya telah ada beberapa penyakit mematikan lain, dan telah ada pula penyakit melalui droplet lainnya. Untuk itu, catatan terpenting untuk RS adalah menerapkan disiplin protokol kesehatan.

Prof Laksono menyampaikan juga bahwa langkah yang telah di ambil oleh RSUPS Sardjito dari penejelasan dr. SupriyantoRO telah menggambarkan bahwa adanya bentuk dari learning organizational yaitu memberikan tugas kepada salah satu anggota RS untuk mengikuti pembelajaran melalui webinar dan melakukan kompilasi dari hasil webinar tersebur kedalam praktik di lapangan.


Hasil Survei Pasca Diskusi

Akhir diskusi ditutup dengan melakukan survei untuk mengetahui strategi kelangsungan RS pada masa pandemic COVID-19. Survei diikuti olwh 121 respondesn yang berasal dari beberbagai jenis RS maupun dari lembaga kesehatan lainnya. Hasil survei dapat dilihat sebagai berikut:

Anda Bekerja di RS Tipe Apa?

  1. RS Swasta for Profit 42,6% (49 responden)
  2. RS Swasta Non-Profit 17,4% (20 responden)
  3. RS Pemerintah Daerah 14,6% (17 responden)
  4. RS Akademik 5,2% (6 responden)
  5. RS BUMN 4,3% (5 responden)
  6. RS Pemerintah Pusat 3,5% (4 responden)

Persentase jenis RS lainnya adalah 0,9% atau 1 responden.

Gambar 3. Jenis Responden bersadarkan jenis RS

Posisi Anda di RS?

  1. Staf 25,9% (29 responden)
  2. Direksi 24,1% (27 responden)
  3. Direktur Utama RS 24,1% (27 responden)
  4. Dewan Pengawas RS 2,7% (3 responden)
  5. Pemiliki saham RS for Profit 1,8% (2 responden)
  6. Dokter Gigi 1,8% (2 responden)

Pilihan posisinya lainnya adalah 0.9% atau 1 responden.

Gambar 4. Posisi Responden bersadarkan di RS

Siapa saja yang pernah mengikuti Forum Manajemen Covid-19 yang diselenggarakan PKMK FK-UGM?

  1. Direksi dan Manajemen RS 71,7% (86 responden)
  2. Dokter spesialis, dokter umum, perawat 36,7% (44 responden)
  3. Staf keuangan 14,2% (11 responden)
  4. Staf IT 9,2% (11 responden)
  5. Ahli Epidemologi di RS 5,8% (7 responden)
Gambar 5. Posisi/Jabatan Responden yang mengikuti Forum Manajemen COVID-19 PKMK FK-KMK UGM

Di samping Forum Manajemen Covid, apakah mereka juga mengikuti pengembangan ilmu tentang COVID-19 dari sumber lain?

  • Ya 92,2% (106 responden)
  • Tidak 7,8% (9 responden)

Apakah mereka pernah berkumpul untuk membahas hasil peningkatan pengetahuan tentang COVID-19 selama 2 bulan ini?

  1. Pernah, sesekali 45% (54 responden)
  2. Bertemu secara teratur 35% (42 responden)
  3. Tidak pernah 17,5% (21 responden)
  4. Pernah secara teratur 2,5% (3 responden)

Apakah perlu segera merubah RBA/Rencana anggaran tahun 2020 untuk menjaga kelangsungan usaha RS (Business Continuity)?

  1. Perlu 99,2% (119 responden)
  2. Tidak Perlu 0,8% (1 responden)

Apakah Dewas/Pemilik RS sudah meminta untuk me – review situasi dan melihat kemungkinan perubahan RBA dan Rencana Strategis Bisnis?

  1. Sudah 62,5% (75 reponden)
  2. Belum 37,5% (45 responden)

Apakah di samping tim bencana yang sudah menangani atau bersiap menangani lonjakan (Surge) pasien, perlu disusun Tim Perencana yang akan bertugas untuk merevisi Rencana Tahun 2020 dan merevisi Rencana Strategis Bisnis yang ada?

  1. Perlu 97,5% (117 responden)
  2. Tidak Perlu 2,5% (3 responden)

Jika perlu, siapa anggotanya?

  1. Direksi dan manajemen RS 95,8% (114 responden)
  2. Staf keuangan 61,3% (73 responden)
  3. Staf IT 55,5% (66 responden)
  4. Ahli Epidemologi 43,7% (52 responden)
  5. Dokter spesialis, dokter umum dan perawat 2,5% (3 responden)

Apakah RS anda mempraktekkan prinsip Learning Organization selama ini?

  1. Ya 72,6% (82 responden)
  2. Tidak 27,4% (31 responden)

 Apakah siap untuk melakukan perubahan perencanaan berbasis Learning Organization?

  • Sebanyak 65 (54,2%) responden memberikan tingkatan jawaban pada poin 3 yang artinya siap untuk melakukan perubahan.
  • Sementara 30 (25%) responden menjawab pada poin 4 atau sangat siap untuk perubahan.
  • Namun terdapat juga 25 (20.8%) responden menjawab belum (poin 2) untuk melakukan perubahan.
  • Tidak ada responden yang menjawab poin 1 atau sangat tidak siap.

Apakah perlu pendamping/konsultan yang dapat memfasilitasi proses ini?

  • Sebanyak 65 responden (54,2%) responden memberikan tingkatan jawaban pada poin 3 yang artinya perlu untuk melakukan perubahan.
  • Sementara 34 (28,3%) responden menjawab pada poin 4 atau sangat perlu untuk perubahan.
  • Namun terdapat juga 20 (16,7%) responden menjawab tidak perlu (poin 2) untuk melakukan perubahan.
  • Tidak ada responden yang menjawab poin 1 atau sangat tidak tidak perlu.

 Kesimpulan Survei

Berdasarkan hasil survei RS swasta for profit merupakan lembaga kesehatan yang memiliki minat cukup tinggi dalam learning organization pada masa pandemi. Tingginya minat tersebut dikarenakan pihak RS perlu melakukan pembelajaran agar usaha dapat terus berlangsung pada saat ini hingga the new normal. Akan tetapi, pembelajaran yang didapatkan oleh beberapa anggota RS masih membutuhkan tindak lanjut seperti membentuk kelompok belajar internal agar mentransformasi pengetahuan ke lembaga. Selain itu, keberlangsungan usaha RS menurut jawaban responden memebutuhkan peran direksi dan manajemen. Disisin lain, pembentukan tim untuk penangan lonjakan (surge) juga diperlukan. Menurut responden tim tersebut dapat terdiri atas beberapa anggota seperti direksi, manajemen, staf keuangan, staf IT, ahli epidemologi dan lainnya. Tim surge ini berdasarkan pemaparan Laksono diharapkan dapat membantu untuk melakukan review RBA dan perencanaan strategis RS pada 2020 maupun masa yang akan mendatang untuk menyikapi berbagai pandemi lainnya.

Penjelasan lebih lanjut mengenai diskusi dapat mengakses materi dan video di sini.

Unduh Hasil Survei

Reporter: Tri Muhartini & Laksono Trisnantoro/PKMK

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments