Komunikasi Dalam Incident Command System (Ics) – Angkatan III Dalam Menghadapi Pandemi Covid-19

Pengambil Kebijakan Reportase Kegiatan

Laporan Free Serial Workshop Online

Komunikasi Dalam Incident Command System (Ics) – Angkatan III
 Dalam Menghadapi Pandemi Covid-19

Selasa dan Jumat |21 dan 24 April 2020

oleh
Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK – KMK UGM


Selasa, 21 April 2020

Badan PPSDM Kementerian Kesehatan bekerja sama dengan FK – KMK (Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan) Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan workshop secara daring dengan tema Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System (ICS). Workshop dilaksanakan dalam 4 tahap yaitu 1) HDP berbasis ICS; 2) komunikasi dalam ICS; 3) logistik dalam ICS; 4) kertas kerja dan diskusi. Pada pelatihan sesi kedua (Komunikasi dalam ICS) akan dilaksanakan selama 2 hari yaitu pada 21 dan 24 April 2020.

Pada workshop sesi kedua, hari pertama pada 21 April 2020 diawali dengan fasilitator ( Happy Pangaribuan) menyampaikan tujuan dari workshop serta rangkaian kegiatan / jadwal workshop. Dimana workshop berlangsung selama 2 hari, hari pertama 21 April 2020 ini untuk penyampaian materi oleh . Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD, di akhir materi akan disampaikan penugasan. Pertemuan hari kedua pada 24 April 2020 akan membahas hasil penugasan dari Peserta/ RS dilanjutkan presentasi dari beberapa RS yang nanti ditunjuk. Disampaikan juga bahwa semua peserta akan mendapat sertifikat. Ada 2 jenis sertifikat, bagi yang mengikuti workshop hingga selesai dan mengerjakan semua penugasan dengan baik, maka mendapat 2 sertifikat yaitu sertifikat sebagai peserta workshop dan sertifikat telah menyelesaikan workshop, sedangkan bagi yang tidak menyelesaikan penugasan-penugasan maka hanya akan mendapat sertifikat sebagai peserta workshop saja.

Selanjutnya Prof. dr. Laksono Trisnantoro selaku Penanggung Jawab workshop menyampaikan pengantar terkait pentingnya materi komunikasi ini. Disampaikan bahwa di era sekarang banyak alternatif media komunikasi, diantara yang paling populer dan penggunanya mencapai 2 milyar orang adalah WA. Namun apakah kita akan bertumpu pada WA terus, karena meskipun diakui bahwa WA mempunyai banyak kelebihan, akan tetapi banyak juga kekurangannya terutama bila digunakan untuk sistem komunikasi dalam manajemen bencana seperti ICS. Di WAG sering terjadi informasi penting yang ‘tertimbun’ dan sulit dibuka kembali, dengan cara ‘scroll up’ juga sangat menyulitkan. Pembicaraan dalam WAG juga sulit untuk fokus pada hal-hal tertentu karena sering ada yang ngemplang dan membelokkan topik pembicaraan. Pertanyaannya sekarang adalah platform komunikasi apa yang lebih tepat untuk ICS ini? Ada alternatif lain yang perlu dicoba untuk menggantikan WA ini yaitu ‘Slack’ yang nampaknya bisa menjawab kekurangan – kekurangan dari WAG tadi.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS”

Selanjutnya penyampaian materi pertama oleh . Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt yaitu Implementasi Komunikasi dan Informasi dalam ICS Hosdip. Ada beberapa outline terkait materi ini yang disampaikan di awal materi. Pertama terkait posisi komunikasi dalam ICS, dibahas ada 3 jenis komunikasi yaitu internal, eksternal dan internal – eksternal. Selanjutnya disampaikan juga Tugas dan Tanggung Jawab Komunikasi dalam ICS. Untuk memperdalam materi ini diberi jeda Diskusi 1, dengan diberikan 2 pertanyaan kepada Peserta yaitu:

  1. Apakan alur komunikasi di ICS RS sudah menerapkan Vertical Communication?
  2. Apakah komunikasi selama ini sudah berjalan efektif?

RSUD Jombang menanggapi bahwa selama ini komunikasi masih menggunakan WAG, akan tetapi sudah menerapkan komunikasi vertikal. Narasumber mengomentari bahwa mayoritas  RS masih menggunakan WAG, jika menggunakan WAG seharusnya ada orang khusus yang ditugaskan untuk mencatat / merekap semua informasi yang ada, dan harus hati – hati jangan sampai ada yang merasa tidak menerima informasi atau merasa di by pass. Selanjutnya materi dilanjutkan dengan menampilkan matriks Tugas dan Tanggung Jawab Komunikasi dalam ICS, dimana akan tergambar jelas siapa, apa, dimana, kapan dan bagaimana komunikasi terjadi. Terkait Juklak / SOP komunikasi, dimana dijelaskan aspek-aspek komunikasi yang perlu ditekankan dalam Juklak/ SOP komunikasi, karena hal ini penting agar tidak terjadi saling menyalahkan karena informasi yang kurang jelas. Dibahas juga terkait ciri – ciri informasi yang baik, alat komunikasi yang perlu disebutkan dan Juklak/SOP, serta sistem Monitoring dan Evaluasinya.

Selanjutnya  masuk  diskusi 2 membahas penugasan yang disampaikan pada survey awal, yaitu tentang bagaimana platform komunikasi yang digunakan dalam ICS. Ada 13 RS yang mengerjakan penugasan, dengan kesimpulan bahwa hampir 100 % RS masih menggunakan WhatsApp Group (WAG) untuk platform komunikasi, ada 75 % RS yang sudah memiliki Juklak Komunikasi, hanya 3 RS yang alur komunikasinya sudah mendukung mobilisasi sumber daya eksternal dan belum ada RS yang menggunakan aplikasi Slack. RSUD Tangerang menyampaikan bahwa SOP terkait komunikasi menggunakan medsos seperti SMS sudah ada, tapi khusus untuk COVID-19 masih dalam proses. Penanggung jawab komunikasi ada di Bagian Penelitian dan Pengembangan bekerjasama dengan PKRS dan Humas. RSUD Ambarawa menyampaikan bahwa komunikasi masih menggunakan WAG. Untuk alur komunikasi baru internal dan eksternal. Penanggung Jawab Komunikasi khususnya ke eksternal adalah Direktur agar 1 pintu. Selanjutnya narasumber  memberi komentar bahwa mayoritas alur komunikasi sudah ada namun perlu terus diingatkan agar bisa semakin efektif fungsinya. Untuk  komunikasi ke luar memang sebaiknya ada 1 pintu, namun tidak harus direktur, bisa juga LO yang dibawahnya yang sebagai PJ komunikasi.

Materi kedua tentang Tutorial Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Diawali dengan me – review hasil diskusi sebelumnya bahwa mayoritas RS menggunakan WAG dan belum ada RS yang menggunakan Slack. Faktanya Indonesia  sering mengalami bencana, maka perlu dicari alternatif media komunikasi yang benar-benar efektif untuk manajemen bencana, dalam hal ini akan dicoba dengan Slack yang memiliki beberapa kelebihan dibanding WAG. Selanjutnya Nara Sumber menyampaikan tutorial penggunakan Slack dari cara meng – install baik di desktop maupun di HP, kemudian cara membuat akun dengan email, cara membuat workspace, membuat kanal, cara mengundang orang baik dengan menuliskan email yang diundang maupun dengan share link, dan cara membuat kanal baru. Dijelaskan juga bagi yang diundang bergabung ke Slack bagaimana caranya untuk bergabung. Peserta diminta langsung mempraktekkan meng install Slack dan mengikuti langkah demi langkah tutorial yang disampaikan.

Selanjutnya sesi Tanya jawab baik secara langsung maupun via chat zoom, diantaranya:

  1. Bahwa e mail yang digunakan tidak harus email corporate tapi bisa menggunakan email pribadi
  2. Dalam Slack bisa mengundang pihak internal lain dengan dibatasi perannya sesuai yang diinginkan dan bisa mendelegasikan tugas admin ke orang lain
  3. Terkait jaminan kerahasiaan, Slack bisa menjaga kerahasiaan karena kanal yang ada bisa dibuat terbuka untuk umum atau tertutup sehingga hanya orang yang diijinkan yang bisa mengakses.
  4. Kapasitas Slack free sebesar 5 GB atau total 10.000 pesan, dan ini sudah cukup besar.
  5. Untuk menggunakan Slack dalam desktop tidak seperti WA yang dengan QR code, tetapi dengan cara memasukan email kita.

Selanjutnya fasilitator menutup dengan menyampaikan beberapa hal:

  1. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD akan dimasukkan ke WAG peserta workshop, sehingga bila ada pertanyaan terkait Slack bisa melalui WAG
  2. Menginformasikan bahwa semua materi dan penugasan bisa di akses di website Bencana Kesehatan UGM, termasuk Tutorial Slack, rekaman vidio workshop, referensi-referensi terkait materi komunikasi ini.
  3. Hasil penugasan agar diupluad di website paling lambat Kamis 23 April 2020 pukul00 WIB
  4. Hasil penugasan akan direkap dan disampaiakan sebagai bahan diskusi di pertemuan hari kedua pada 24 April 2020 dan beberapa RS akan diminta untuk mempresentasikan hasil penugasan.

Reporter : Wardoyo, SPd, MKes
Bapelkes Semarang


Materi dapat diunduh di:

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments