Reportase Online Workshop Angkatan II Komunikasi dalam Incident Command System (ICS) Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Reportase Online Workshop Angkatan II Komunikasi dalam Incident Command System (ICS) Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Manajer Lembaga Kesehatan Pengambil Kebijakan

Reportase Online Workshop Angkatan II

Komunikasi dalam Incident Command System (ICS) Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Kamis, 16 April 2020


Reportase Online Workshop Angkatan II Komunikasi dalam Incident Command System (ICS) Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit
Figure 1 Kursus Online Komunikasi dalam ICS Hari Kedua

Pertemuan kedua kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan Covid-19 di rumah sakit telah berhasil digelar berkat kerja sama antara PKMK FKKMK UGM dan IPMG. Kali ini pertemuan akan membahas mengenai penugasan yang telah diberikan di pertemuan hari pertama yang lalu. Adapun tugas tersebut adalah untuk melihat sistem komunikasi dalam ICS ini yag telah dilakukan di masing-masing rumah sakit. Juga melihat kemungkinan memakai aplikasi Slack sebagai salau satu platform komunikasi untuk ICS. Moderator pertemuan ini adalah Happy Panggaribuan, MPH, dan pembahasnya adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Adapun sebanyak 11 rumah sakit bergabung dalam kursus kali ini.

Selanjutanya Pak Gde Yulian membahas tugas  yang telah dikumpulkan oleh RST dr. Soedjono Magelang. Dikatakan, bahwa jalur komunikasi rumah sakit ini sudah jelas. Komandan bencana menyampaikan instruksi satu tinngkat ke bawahnya bawahnya, bukan ke mikro manajemen. Mekanismenanya sudah ada, form dan diskusi menyampaikan laporan secara lisan dan jelas (diasumsikan dalam rapat dan ada notulensi sehingga instruksi yg diberikan IC terdokumentasi dengan baik). Jika dari bagan, maka tergambar bahwa staf di beberapa bidang langsung memberikan laporan kepada IC tidak kepada satu tingkat yang ada di atas. Hal ini lalu dikonfirmasi oleh pihak RST dr. Soedjono bahwa dalam situasi bencana ini, rapat komunikasi diadakan setiap pagi dan sore hari. Yang memimpin rapat adalah kepala rumah sakit yang juga adalah komandan satgas. Untuk bidang yang langsung melaporkan ke komandan misalnya bidang keuangan itu untuk kejadian insidentil yang butuh penjelasan lebih lanjut sehingga melapor langsung ke atas. Selanjutnya di RS ini, PKRS menyampaikan laporan situasi external, menyampaikan informasi resiko ke media, masayarakat dan tenaga kesehatan, disetujui oleh komandan bencana dan baru diperbolehkan untuk dikeluarkan. Untuk mekanisme pelaporan, yang merekap laporan dari RST dr. Soedjono Magelang adalah Bidang Pelayanan Medis.

Figure 2 Struktur ICS di RSIA Malang

Selanjutnya yang dibahas adalah struktur ICS RSIA Malang. Di sini terlihat bahwa strukturnya sederhana sehingga lebih mudah dalam evaluasi.  Komandan IC memberikan instruksi secara insidentil kepada satu tingkat di bawahnya lewat whatsapp grup. Hal ini harus diperhatikan untuk pencatatan dari konten komunikasi itu sendiri. Selanjutnya Terlihat dari bagan bahwa PKRS memberikan informasi dari semua bidang kepada pihak eksternal. Dalam hal ini dari RSIA Malang menanggapi bahwa sebagai rumah sakit jejaring dari Muhamadiyah, ada kewajiban untuk melaporkan ke Yayasan dalam hal logistic, obat-obatan, APD dan sebagainya. Hal ini sebenarnya bisa menjadi poin penting untuk sistem jejaring yang dalam situasi bencana ini sangat diperlukan untuk memperlengkapi  rumah sakit. Pembahas kemudian menambahkan bahwa yang penting adalah organisasi dalam rumah sakit, misalnya Satgas, itu sudah berbasis ICS. Yang penting adalah aplikasi dari tiga unsur ICS, yaitu  pembagian tugas, komunikasi dan rencana cadangan itu sudah ada. Untuk rapat koordinasi, dilakukan setiap hari oleh kepala IGD ke komandan dan  kemudian public informasi menyampaikan laporan tersebut ke dinas kesehatan paling lambat pukul 9 pagi setiap harinya.

Pembahasan selanjutnya RSUD Ngudi Waluyo Blitar. Rumah sakit ini mengadaptasi sistem MIMS (Medical Incident Management Systems). Hal ini juga boleh untuk dilakukan, asalkan tetap fleksibel. Karena yang paling utama adalah kejelasan pembagian tugas. Di RSUD Blitar ini, hampir semua informasi komandan bencana, komandan RS semuanya lewat grup whatsapp. Sehingga penting untuk dilihat bagaimana dengan pencatatannya. Untuk tim medical support itu mereka masukan ke bagan operasional. Terlihat dari bagan bahwa laporan diberikan kepada komandan bencana dan juga ketua medical support. Tentu saja hal ini juga boleh diaplikasikan namun memastikan untuk semua laporan masuk juga ke komandan bencana.

Dalam sesi diskusi peserta bertanya tentang format pelaporan. Pak Gde Yulian mengatakan bahwa harus ada format baku pelaporan yang tertuang di dalam SOP dan Juklak. Walaupun itu pelaporan melalui whatsapp, juga harus ada formatnya. Dan juga ketika laporan masuk, harus dicatat kembali. Prinsip dalam penanggulangan bencana adalah dinamis, sehingga yang penting diingat adalah semuanya dikonsep terlebih dahulu dan digunakan oleh semua bidang.

Figure 3 RS Onkologi Sentani Menyampaikan Presentasi Tentang Aplikasi Slack

Sesi selanjutnya adalah membahas mengenai aplikasi Slack. Adapun peserta melaporkan beberapa kendala dalam menggunakan Slack yaitu; harus meminta email, belum bisa membagikan link, perlu pembelajran terlebih dahulu, kapasitas memori yang terbatas, tidak ada Bahasa Indonesia, dan tidak semua fitur gratis. Hal ini kemudian dibahas oleh dr. Dhite Bayu Nugroho. Beliau menyatakan bahwa  terdapat perbedaan fitur di hp dan laptop, dimana di laptop itu lebih lengkap, tapi untuk fitur komunikasi dan pembagian kanal yang menjadi fitur utama Slack bisa diakses melalui hp. Slack yang dianjurkan untuk dipakai adalah slack versi yang gratis karena itu pun sudah mencukupi kebutuhan dalam berkomunikasi. Selanjutnya RS Onkologi Sentani yang sudah mencoba memakai aplikasi Slack ini mempresentasikan pengalaman mereka saat mencobanya. Dari situ terlihat usaha mereka yang telah membagi kanal-kanal untuk komunikasi sehingga memudahkan setiap bagian dalam berkomunikasi nantinya.

Pertemuan kedua ini kemudian ditutup bahwa sistem komunikasi dalam ICS ini tidak bersifat pakem, namun bisa dimodifikasi. Bisa juga dapat menggunakan MIMS yang kemudian dimodifikasi bagan-bagan koordinasinya. Rangkap jabatan dalam ICS ini pun mungkin saja terjadi, namun sekali lagi yang penting adalah pembagian tugas dan juga alur serta dokumentasi dari isi informasi itu sendiri. Yang kedua untuk platform komunikasi boleh mencoba platform yang baru, namun jika merasa terdapat kesulitan dan butuh waktu untuk mempelajari bisa tetap mempertahankan platform yang lama sambil ke depannya beradaptasi dengan media yang lebih baik.


Reporter: Sandra Frans (PKMK FKKMK UGM)

0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments